Wat doe je als functioneel beheerder binnen een organisatie?
De functioneel beheerder
Organisaties bestaat uit vele menselijke schakels. Tussen de bedrijfsvoering en ICT is dat de functioneel beheerder. De functioneel beheerder is een adviseur op operationeel niveau als het gaat om de informatievoorziening binnen een organisatie. Hij of zij heeft de kennis, kunde en ervaring om te zorgen voor veranderingen van de informatievoorziening binnen een organisatie. Het komt er dus op neer dat de functioneel beheerder zorgt voor een betrouwbare, wendbare, schaalbare maar ook een innovatieve informatievoorziening.
Het 3x3 model gebruikt door functioneel beheerders
Het takenpakket verschilt vaak van organisatie tot organisatie. Toch zijn er drie aandachtsgebieden, ook wel bekend als hoofdprocessen, van waaruit functioneel beheerders vaak werken. Deze fasen volgen elkaar steeds op en bestaan ieder uit drie activiteiten. Hoewel deze fasen na elkaar volgen betekent dit niet dat deze hoofdprocessen alleen na elkaar kunnen bestaan. In plaats daarvan kunnen meerdere verbeteringsprocessen in de informatievoorziening gelijktijdig lopen. Het model staat ook wel bekend als het 3x3 model dat we hieronder kort toelichten.
Gebruiken, beheren en bewaken
Dit aandachtsgebied betreft het ondersteunen van een zo goed mogelijke inrichting van de informatievoorziening. De activiteit ‘gebruiken’ focust op het ontzorgen van gebruikers zodat zij binnen de organisatie effectief en efficiënt kunnen werken met de bestaande informatievoorziening. Het ‘beheren’ gaat over het onderhouden van de bestaande voorziening, met als doel de continuïteit te waarborgen. Bij het ‘bewaken’ van de informatievoorziening houdt in dat problemen tijdig worden ontdekt of voorkomen.
Verzamelen, vertalen en bepalen
Het tweede aandachtsgebied uit het model focust zich op het verzamelen van triggers in de organisatie die invloed (kunnen) hebben op de informatievoorziening. Triggers zijn gebeurtenissen die kunnen leiden tot een verandering in de organisatievoorziening.
Deze triggers worden vervolgens vertaald, wat zoveel betekend als dat deze worden uitgewerkt en uitgeschreven. Zo wordt direct duidelijk waar oplossingen gevonden kunnen worden. Uiteindelijk worden deze triggers dan geprioriteerd op doel en impact. De functioneel beheerder speelt hierin een belangrijke rol omdat hij zicht heeft op zowel de bedrijfsvoering als de technologische aspecten van een trigger. Zoals gezegd vormt hij dus een belangrijke schakel tussen de bedrijfsvoering en de ICT en kan hij of zij de informatievoorziening goed in kaart brengen.
Realiseren, accepteren en implementeren
Een primaire verantwoordelijkheid van een functioneel beheerder is het realiseren van de aanpassing die nodig is in de informatievoorziening om de trigger aan te pakken. Dit is dan ook de derde fase in dit herhalende proces.
De activiteit ‘accepteren’ bestaat uit twee fasen. Eerst volgt een testfase waarin gekeken wordt of de door de oplossing geschikt is voor de organisatie. In de acceptatiefase wordt de oplossing gestructureerd doorgevoerd. In deze fasen wordt ook bekeken op welke manier de gebruikersorganisatie de nieuwe of aangepaste functionaliteiten in gebruik kan nemen.
Hierna volgt de implementatie waarbij de oplossing in zijn geheel wordt geïntegreerd. Het gehele proces herhaalt zichzelf steeds weer, waardoor de drie aandachtsgebieden elkaar steeds weer opvolgen.